De vakantie komt eraan en de pandemie is nog niet voorbij: hoe kan Teledesk Group uw kantoor helpen?

In de zomervakantie sluiten veel makelaars voor een paar weken de deuren. Andere kantoren doen het tijdelijk met een beperkte bezetting. Het is daarbij niet altijd eenvoudig om de service aan de klanten op hetzelfde niveau te behouden. En stel u voor dat één van de werknemers die tijdelijk het kantoor bemant, nog eens uitvalt met Covid-19 … Geen paniek, Teledesk Group heeft oplossingen in petto.

24/7 bereikbaar

Het liefst van al zouden klanten willen dat hun verzekeringsmakelaar 24/7 bereikbaar is. Of ze nu gewoon een antwoord op hun vragen of info nodig hebben, iets aan hun contract willen veranderen of ze in een stresssituatie zoals een schadegeval zitten. En u wilt natuurlijk niets liever dan die makelaar zijn. Maar we moeten u niet vertellen dat zo’n 24/7 permanentie niet altijd even simpel is. We hebben het dan niet enkel over de praktische organisatie, maar ook over de betaalbaarheid … En als u met vakantie bent, wil u vooral zo weinig mogelijk gestoord worden voor het werk. 

Teledesk Group is uw permanente back-up

Wel, we hebben goed nieuws: via Teledesk Group beschikt u over de ideale én betaalbare oplossing. Met onze Assistance-service verwerken wij alle inkomende calls in naam van uw kantoor als

  • uw kantoor gesloten is (bv. na de kantooruren of tijdens weekends)
  • u met vakantie bent
  • u enkele uren wil doorwerken zonder gestoord te worden

U kiest in de praktijk tussen twee formules:

  • bijstand tijdens de dag
  • 24/7 permanentie

Optioneel kunt u ook onze ‘virtuele bediende’-service onderschrijven. In dat geval gaat onze service nog een stuk verder dan het beantwoorden van de inkomende calls. We volgen dan ook vanop afstand bestaande dossiers op, openen nieuwe schadedossiers, … Kort samengevat: we doen alles wat nodig is om uw kantoor draaiende te houden.

Hogere klantentevredenheid en -retentie

Dankzij Teledesk Group kunnen uw klanten dus probleemloos bij u terecht, op eender welk moment van de dag, en dat 365 dagen lang. Voor de kostprijs moet u het zeker niet laten: een beperkte investering biedt u een grote return on investment: u verhoogt immers uw klantentevredenheid en klantenretentie.

Hoeveel kost onze service?

Bijstand tijdens de dag:

Contract voor minstens
200 oproepen per jaar € 5 / call

Contract voor minstens
250 oproepen per jaar € 5 / call

Contract voor minstens
300 oproepen per jaar € 4,5 / call

Maandelijkse fee voor permanentie na de kantooruren € 100 / maand

Virtuele bediende fee per taak

Extra service tijdens uw vakantieperiode?

Bent u al klant bij Teledesk Group en wilt u tijdens uw vakantie graag een beroep doen op extra services? Neem dan zeker tijdig contact met ons op. Zo kunnen we alles tijdig voorbereiden.

Bent u nog geen klant en zoekt u een oplossing om permanent beschikbaar te zijn voor uw cliënteel? Neem dan meteen contact op met Jonas Tourlouse (jonas.tourlouse@teledeskgroup.be) voor een afspraak: samen bekijken we wat voor u en uw kantoor mogelijk is.   

10 argumenten om uw schadebeheer uit te besteden

Een schadegeval is vaak the moment of truth: klanten beoordelen dan immers de service die ze van hun makelaar krijgen. Maar voor u als makelaar is het soms een hindernissenparcours om het schadebeheer in goede banen te leiden: een zware storm kan het aantal dossiers vermenigvuldigen, dossierbeheerders worden (zeker in tijden van Covid-19) geveld door ziekte of moeten in verplichte quarantaine, … Uw flexibiliteit wordt op zo’n moment zwaar op de proef gesteld. Meer en meer makelaars kiezen er dan ook voor om het beheer van hun schadegevallen uit te besteden aan Teledesk Group. En daarvoor hebben ze vaak meerdere goede redenen … Ward Alleman, Business Developer bij Teledesk Group, somt 10 argumenten op voor het outsourcen van uw schadedossiers.

1. U kunt rekenen op specialisten in hun vak

Onze beheerders beschikken over een jarenlange ervaring in schaderegeling. Ze bezitten uiteraard de nodige FSMA-attesten en volgen uw dossiers to the point en empathisch op. U kunt dus zorgeloos uw dossiers doorgeven aan ons.

2. U vervangt een vaste kost door een variabele

Een lockdown of andere beperkende maatregelen in het kader van de Covid-19-pandemie doet het aantal autoschades verminderen. Maar u moet natuurlijk wel uw personeel blijven betalen. Als u uw schadebeheer uitbesteedt, vervangt u een vaste personeelskost door een variabele fee voor outsourcing. Concreet betaalt u

  • 70 euro per schadedossier
  • 15 euro aan telefoonkosten (deze vallen weg als u klant bent bij Teledesk Group voor Bijstand)
  • 25 euro bovenop de dossierkosten als het gaat om een dossier met rechtsbijstand of letselschade.

Bij de opstart vragen we ook een eenmalige opstartkost van 300 euro.

Bent u een startende of groeiende makelaar en hebt u geen flauw idee hoeveel schadedossiers u op jaarbasis te verwerken zult krijgen? Dan is het ook niet evident om hiervoor meteen een voltijdse schadebeheerder aan te werven. Teledesk Group inschakelen voor het beheer van uw schadegevallen is dan een perfecte oplossing.

3. U werkt met ons samen zoals u dat wenst

Overweegt u om uw schadebeheer uit te besteden aan Teledesk Group? Dan gaan wij met u rond de tafel zitten en bekijken we hoe we dit organiseren. Wil u al uw dossiers naar ons doorsturen, of een gedeelte? Wenst u graag dat wij de aangiftes zelf telefonisch of via e-mail verwerken? Of hebt u liever dat één van uw mensen de intake doet en vervolgens het dossier naar ons doorspeelt? Samen maken we hierover met u sluitende afspraken.

4. Een toevloed aan dossiers? Personeel dat uitvalt door ziekte of met vakantie is? Uw service blijft op niveau!

Het aantal schadedossiers kan plots exponentieel stijgen. Denk maar aan de jaarlijkse zware storm of hagelbui die tientallen wagens in uw portefeuille beschadigt. Met uw bestaande equipe is het niet eenvoudig om alle dossiers tijdig te verwerken. Via Teledesk Group besparen we u deze problemen. Ons team kan dergelijke pieken probleemloos opvangen.

Ook als uw medewerkers door vakantie of ziekte tijdelijk afwezig zijn, komt uw service mogelijk in het gedrang. Met een outsourcing van uw dossiers voorkomt u alvast de nodige stress hieromtrent.

5. De klant wordt in uw naam geholpen

Als u uw schadebeheer uitbesteed hebt aan Teledesk Group en klanten contact nemen om een schade aan te geven, dan zullen wij de klant steeds te woord staan in uw naam. Dit kan via een dedicated mailbox en telefoonlijn. We vertegenwoordigen uw kantoor dus voor de volle 100%. De klant vermoedt op geen enkel moment dat hij een externe partij aan het woord heeft om hem verder te helpen.

6. Een snelle doorlooptijd van dossiers

Zodra we de schade-aangifte binnenkrijgen, starten we het dossier op. Omdat we over een eigen netwerk van autoschadeherstellers beschikken, kunnen we snel schakelen.

7. U blijft steeds op de hoogte van de voortgang van elk dossier

Elke stap of beslissing in een schadedossier wordt door onze beheerders in uw beheerpakket geregistreerd. Zo blijft u te allen tijde op de hoogte van de voortgang van elk schadedossier!

8. U krijgt feedback van uw klanten

. Alle klanten, die gebruik maken van het schadeherstelnetwerk van Teledesk Group, zullen bovendien gecontacteerd worden voor een korte tevredenheidsenquête.  Vanzelfsprekend delen we deze info graag met u. Zo weet u meteen hoe de klant denkt over de service inzake de regeling van het dossier en de herstelling van de schade. Dit is ook het ideale moment om hen even bij u op kantoor te krijgen of een offerte op te stellen voor een andere verzekering.

9. Klanten kunnen 24/7 bij u terecht

Bent u ook klant in Bijstand voor Teledesk Group, dan kunnen klanten ook buiten de kantooruren een schadegeval aangeven via de telefoon. Het spreekt voor zich dat deze service sterk gewaardeerd wordt door klanten op stressmomenten (zoals een ongeval). U profileert zich hierdoor nog meer als een echte vertrouwenspersoon voor uw klanten.

10. Extra voordelen voor uw klanten

Als uw klant voor de herstelling van zijn schade kiest voor een hersteller uit het Teledesk Group-netwerk, dan geniet hij een aantal extra voordelen:

  • gratis vervangwagen
  • pick-up & delivery van het voertuig
  • reiniging van de wagen
  • technische check-up

Meer weten over het outsourcen van uw schadebeheer?

Waarom u bepaalde e-mails niet opent en andere wel

Wanneer wij beweren dat digitale mailings een sterke marketingtool vormen, krijgen we steevast als tegenargument: “De meeste commerciële e-mails die ík krijg, delete ik nochtans meteen”. Het klopt inderdaad dat we heel wat e-mails van bedrijven gewoon negeren. Maar laten we even stilstaan bij die e-mails die u WEL opent. Zij onthullen u namelijk het geheim van succesvolle e-mailmarketing.

Deze drie factoren zorgen ervoor dat u bepaalde commerciële e-mails wel degelijk opent.

1. U ‘kent’ de afzender

Ook in e-mailmarketing geldt meestal ‘onbekend is onbemind’. Ga maar eens na van welke afzenders u e-mails opent: heel vaak gaat het om organisaties waar u op de een of andere manier een connectie mee hebt. Het meest voor de hand liggend is natuurlijk dat u klant bent, maar het kan ook zijn dat u een bedrijf volgt op LinkedIn. Dat u er vaak over leest in de media of één van de medewerkers kent. Als u dan een e-mail van hen krijgt, zult u sneller geneigd zijn die te openen.

Dat is de reden dat e-mailen naar koude prospecten (trouwens sterk aan banden gelegd door GDPR) veel minder succesvol is dan naar klanten of geïnteresseerde prospecten. Focus met uw e-mailmarketing dus op klanten en ‘warme’ prospecten. Hoe weet u of zij geïnteresseerd zijn? Als ze zich bijvoorbeeld voor uw e-mails inschrijven, hun e-mailadres achterlaten in ruil voor een download of de voorbije periode een offerte bij u hebben opgevraagd.

Weetje: overheidsinstanties en non-profitorganisaties scoren wereldwijd het best met hun e-mailmarketing als het op openingsgraad aankomt (bron: Ultimate Email Marketing Benchmarks for 2020 – Campaign Monitor, lees zeker ook eens hun takeaway 05 en 08).

2. Het onderwerp interesseert u

E-mails van bedrijven uit de landbouw, bosbouw, visserij en jachtindustrie horen bij de best presterende wereldwijd. Dat zal u misschien verbazen, maar het illustreert perfect de tweede reden waarom mensen e-mails openen: interesse. Als de jacht u niets zegt en u evenmin geïnteresseerd bent in de hengelsport, dan mag men u daarover nog zo veel e-mails sturen als men wil, u zal ze niet openen. Bent u daarentegen wel geboeid door fotografie, autotechniek of de prestaties van de beurs, dan is de kans veel groter dat u e-mails over dat onderwerp wel opent.

Hoe beter u de doelgroep van uw e-mailmarketing afbakent en inzicht hebt in zijn interesses, hoe beter uw e-mails zullen presteren. Het is daarom vaak beter mailings te sturen naar een beperkte, maar geïnteresseerde doelgroep, dan naar een breed publiek.

Hoe relevanter de inhoud van een nieuwsbrief is voor de doelgroep, hoe meer hij een  ‘must-read’ wordt. De doelgroep zit er als het ware op te wachten.

Een opvallend voorbeeld uit de praktijk. Enkele jaren geleden verstuurden wij voor een levensverzekeraar twee soorten e-mails naar verzekeringsmakelaars. De ene bevatte steevast commercieel en bedrijfsnieuws en had een gemiddelde openingsgraad van 50%. Absoluut niet slecht, maar de andere nieuwsbrief, met zeer technische artikels over de fiscaliteit van levensverzekeringen, scoorde nog veel beter, met een gemiddelde openingsgraad rond de 75%! Met andere woorden, 3 ontvangers op 4 wilden de mail lezen.

3. De onderwerpregel maakt u nieuwsgierig

De onderwerpregel van een nieuwsbrief is zoals een krantenkop die u triggert om het volledige artikel te lezen. Vaak denkt men dat deze onderwerpregel vooral origineel en flashy moet zijn. Let er evenwel op dat hij niet te vaag wordt en daardoor niet meer aanspreekt. Er is trouwens helemaal niets mis met een ‘droge’ onderwerpregel die wel precies zegt waarover de nieuwsbrief gaat. ‘Clear is better than clever’. Als u echt wilt weten welk type onderwerpregels bij uw doelgroep het beste resultaat geeft, dan kunt u een A/B-test uitvoeren. Vergeet ook niet de preheader van uw e-mail optimaal te benutten. Zo krijgt de ontvanger bij de preview in zijn mailbox een nog beter idee waarover de mail zal gaan.

wat is de e-mail preheader

Eerste horde genomen, maar…

De vertrouwde afzender, de relevante inhoud en de verleidelijke onderwerpregel hebben u getriggerd om een e-mail te openen. Stap 1 is gezet, maar voor de afzender is de kous nog lang niet af. Integendeel, het begint pas. En het kan ook nog helemaal fout lopen…

Want als de e-mail niet biedt wat u ervan verwacht had, dan zult u alle volgende mails van dat bedrijf niet meer openen.

5 tips voor mails die ook effectief gelezen worden

Zo lossen de e-mails van uw organisatie de verwachtingen van de ontvangers in:

  1. De informatie, verhalen en oplossingen in de e-mail zijn relevant voor de doelgroep en gericht op het uitbouwen van een duurzame relatie. M.a.w. de e-mail wil niet meteen verkopen (iets wat in verzekeringen sowieso zelden werkt).  
  2. De e-mail is vlot leesbaar dankzij een overzichtelijke lay-out, sprekende titels, korte paragrafen en korte zinnen.
  3.  De e-mail ziet er op een mobiel apparaat even goed uit als op desktop.
  4. De teksten zijn kort, simpel en to-the-point.
  5. De e-mail bevat duidelijke call-to-actions die de lezer aansporen om verder te lezen, informatie te downloaden, contact op te nemen, enz.

Wilt u het geheim van succesvolle e-mailmarketing nog beter leren kennen?

“Schadebeheer uitbesteden was moeilijke stap”

Kelly Van Boom – Artore Verzekeringen

Wat als je drie jaar na je opstart zo hard groeit dat het schadebeheer nauwelijks kan volgen? Het overkwam verzekeringsmakelaar Artore uit Aartselaar. Het schadebeheer uitbesteden leek hen de beste optie.

Artore Verzekeringen werd drie jaar geleden opgericht door Lennert Van Boom en Laetitia Herckenrath. Jong en dynamisch als ze zijn, groeide het kantoor exponentieel en diende er al snel een oplossing gezocht te worden voor het schadebeheer. “Een schadedossier openen op zich stelt niet zo veel voor, maar het is de afhandeling die heel tijdrovend kan zijn en een nauwgezette opvolging vraagt”, zegt administratief verantwoordelijke Kelly Van Boom.

Geen extra fulltime medewerker

Er diende een werkbaar, flexibel en kostenefficiënt alternatief gevonden te worden. “We hebben momenteel te veel schades om als extra takenpakket naar een huidig personeelslid door te schuiven, maar ook nog te weinig om er een fulltime job van te maken. Bovendien is het moeilijk om iemand te vinden met voldoende ervaring. En om een onervaren medewerker zelf volledig op te leiden, daarvoor ontbreekt ons de tijd. Een extra werknemer aanwerven was dus niet meteen een optie.” 

Positieve signalen

Het alternatief was om het schadebeheer uit te besteden. “Hoewel Lennert, Laetitia en ik het alle drie moeilijk vinden om zaken uit handen te geven, kregen we er toch meteen een goed gevoel bij toen we het kantoor van Teledesk Group in Ieper bezochten en konden kennismaken met manager Jeroen en schadebeheerder Janne. Ook vanuit Poggio Brokers vingen we positieve signalen op over Teledesk. Dat alles samen heeft ons doen beslissen om begin april met hen in zee te gaan voor het beheer van – voorlopig – zo’n 150 schadedossiers per jaar.”

Vlotte overdracht

De overdracht van het schadebeheer had volgens Kelly technisch weinig voeten in de aarde. “Wij moesten wat basisinformatie doorgeven en zij namen gewoon over in onze beheersoftware BrokerCloud. Wij kunnen makkelijk inpikken als klanten ons een vraag stellen over hun schade. Dat vind ik erg handig, dat je zelf mee kan opvolgen als je dat wilt. In het begin deed ik dat voor alle dossiers, maar eigenlijk had ik nooit opmerkingen. Behalve dan het feit dat wij intern onze documenten op een specifieke manier benoemen. Dat hebben we doorgegeven en dat werd ook meteen goed opgepikt door Teledesk Group.”

Alle vertrouwen

‘Wat je zelf doet, doe je beter’ is in principe de filosofie van kantoor Artore. “Maar in dit geval klopt dat zeker niet. Ons eerste idee was om af en toe zelf nog een schadedossier te beheren, maar alles loopt gewoon zo vlot dat we dat plan al snel hebben laten varen. We zijn zeer tevreden over het schadebeheer door Janne, maar we hebben er ook alle vertrouwen in dat dit even goed zal verlopen als iemand het van haar overneemt. Iedereen bij Teledesk weet sowieso heel goed waar hij of zij mee bezig is.”

Wilt u meer weten over het claims management van Teledesk Group? Contacteer collega Jeroen De Schrijver voor tekst en uitleg.