« Externaliser la gestion des sinistres n’a pas été une décision facile à prendre »

Kelly Van Boom – Artore Verzekeringen

Que faire lorsque trois ans après le lancement de votre activité, votre croissance est telle que vous parvenez encore à peine à suivre la gestion des sinistres ? C’est ce qui est arrivé au courtier en assurances Artore d’Aartselaar. Externaliser la gestion des sinistres leur semblait la meilleure solution.

Le bureau Artore Verzekeringen Verzekeringen a été constitué il y a 3 ans par Lennert Van Boom et Laetitia Herckenrath. Avec leur jeunesse et leur enthousiasme, le bureau a connu une croissance exponentielle et il a très vite fallu trouver une solution pour la gestion des sinistres. « Ouvrir un dossier de sinistre n’est en soi pas très difficile mais son traitement prend beaucoup de temps et demande un suivi rigoureux », explique Kelly Van Boom, responsable administrative.

Pas de temps plein supplémentaire

Il fallait trouver une alternative efficace, flexible et rentable. « Nous avons actuellement trop de sinistres pour pouvoir les ajouter aux tâches d’un membre du personnel actuel, mais pas assez non plus pour engager un temps plein supplémentaire. Trouver quelqu’un qui possède suffisamment d’expérience n’est en outre pas facile. Et nous n’avons pas assez de temps pour former totalement un collaborateur inexpérimenté. Engager un travailleur supplémentaire n’était donc pas une option. »

Signaux positifs

L’alternative consistait à externaliser la gestion des sinistres. « Même si Lennert, Laetitia et moi avions du mal à accepter l’idée de ne pas tout contrôler, nous avons tout de suite eu un bon feeling quand nous avons rendu visite à Teledesk Group à Ypres et rencontré le manager Jeroen et la gestionnaire de sinistres Janne. Nous avons aussi reçu des signaux positifs sur Teledesk de Poggio Brokers. Tout cela nous a amenés à décider début avril à faire appel à eux pour la gestion – pour le moment – de quelque 150 dossiers de sinistres par an. »

Transfert en toute simplicité

D’un point de vue technique, le transfert de la gestion des sinistres s’est, selon Kelly, pas posé de gros problèmes. « On a simplement dû communiquer quelques informations de base et ils ont repris notre logiciel de gestion BrokerCloud. Nous pouvons toujours intervenir facilement quand un client nous pose des questions sur son sinistre. Je trouve ça très pratique de pouvoir suivre soi-même si on le souhaite. Au début, je le faisais systématiquement pour tous les dossiers mais je n’avais jamais de remarques. Hormis le fait que nous nommons nos documents de manière spécifique en interne. Nous l’avons signalé et Teledesk Group a suivi. »

Entière confiance

En principe, la philosophie du bureau Artore est « On fait mieux ce que l’on fait soi-même ». « Mais pas dans ce cas. Notre première idée était de gérer encore de temps en temps nous-mêmes un dossier de sinistre, mais tout se passe tellement bien que nous avons très vite changé d’avis. Nous sommes très satisfaits de la gestion des sinistres par Janne, mais nous sommes aussi certains que tout se passerait  aussi bien si quelqu’un d’autre reprenait son travail. Tout le monde chez Teledesk sait parfaitement ce qu’il doit faire. »

Envie d’en savoir plus sur la gestion des sinistres par Teledesk Group ? Contactez Jeroen De Schrijver pour de plus amples explications.